久しぶりのメールはなんて書けばいい？【関係別】ポイントも解説！ (3/8)

久しぶりのメールを送るポイント《ビジネス》

友人相手なら、それほど堅苦しくなくていいものの、ビジネスでつながっている人への久しぶりのメールは、そうはいきません。続いては、ビジネスで久しぶりのメールを送るポイントをご紹介します。

ビジネスの常識！挨拶文を冒頭に持ってくる

ビジネスでつながる相手に久しぶりにメールを送る場合は、挨拶文を冒頭に持ってくるのが必須です。冒頭の挨拶文の注意点は、目上の人や取引先相手に対しては丁寧な言葉遣いにすること。

ビジネスでのメールでのもう一つの重要ポイントは久しぶりの期間の目安で、一般的にはおよそ3カ月とされます。そのため、3カ月以上経過した場合は、冒頭の挨拶文を久しぶりと感じさせるニュアンスにするといいでしょう。

「お久しぶりです」ではなく「ご無沙汰」が正解

ビジネスシーンでの言葉遣いは、友人とのやり取りとは違って基本的に堅苦しいもの。そのため、しばらくメールのやり取りが途絶えていた場合に送る時は「お久しぶりです」ではなく、「ご無沙汰しております」が正解です。

特に、相手が目上の人や大事な取引先の場合は、丁寧な文言にしておけば間違いありません。さらに丁寧に表現したい場合には、「大変ご無沙汰しております」がベストです。

すでにつながりがある相手であっても、「お久しぶりです」ではなく、「ご無沙汰しております」にしておくと安心。その後に「お変わりございませんか」と続ければ、和らいだ印象になりますね。

自分を思い出してもらえるよう配慮を忘れない

ビジネスシーンでは、人の入れ替わりも激しくなります。ましてや3カ月もの期間が空けば、相手から忘れられていることも珍しくないでしょう。

そのため、メールを送る際には冒頭の挨拶文に続いて、「○○株式会社の□□でございます」と、どこの誰であるかを名乗ることが大事。さらに、いつ、どこで、何で一緒だったかといった内容を記すのが相手への配慮になります。それによって思い出しやすくなるからです。こうすれば、「あ、あの人か」と思い出してもらえる可能性が高まります。

何の用件でメールしたかをはっきりさせる

久しぶりにメールが来たら、「いったい何の用件だろう」と思わせるでしょう。そのため、冒頭の挨拶文とどこの誰であるかを名乗ったら、続いて何の用件でメールしたかを、端的に記すことが大事です。

そもそも日本語では、もっとも重要な要点を最後に持ってくる「起承転結」で話すのが正しいと言われますよね。けれど、忙しいビジネスシーンでは「用件はいったい何なんだ？」となるのがオチ。そのため、メールの用件を要約して冒頭文に加えましょう。

相手が興味を持ったなたら、続きを読んでくれるはず。ビジネスでの久しぶりのメールは、内容のまとめ方も重要なポイントです。