「やってしまった!」と後から気付いたビジネスメールの失態8パターン


毎日何通も送るビジネスメール。気をつけていても、ミスしてしまった経験がある人も多いでしょう。そこで今回は、20代から40代の未婚女性500名に聞いたアンケートを参考に、「『やってしまった!』と後から気付いたビジネスメールの失態」をご紹介します。

  • 【1】「TO」「CC」「BCC」の使い方を間違える

    「BCCとCCの違いが分かっていなくて、ずっと使い方を間違っていました…」(20代女性)というように、メール独自の機能の使い分けができず、ミスしてしまったパターンです。特に、BCCとCCを間違えると、他人のメールアドレスを関係のない人にばらまくことにもなるので、後輩にもしっかり指導したほうが良さそうです。

  • 【2】文字変換で派手にミスをしている

    「ひどい変換のまま送ってしまい、すぐに謝罪の電話をしました(泣)」(20代女性)というように、油断が原因でポカをしてしまった人もいます。「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」など、よく使う言葉は「辞書登録機能」を使って簡単に変換できるようにし、打ち間違いを減らす工夫をしてはいかがでしょうか。

  • 【3】パスワード付きファイルを送ったのに、パスワードを送っていない

    「クライアントから連絡があるまですっかり忘れていました…」(30代女性)というように、相手に迷惑をかけてしまうタイプのミスもあります。この場合、「パスワード付きファイル」を作成した時点で、パスワードを記載したメールを用意しておけば、送信忘れが防げるかもしれません。

  • 【4】添付資料が容量制限を超えていて、メールが届かない

    「送ったつもりになっていたら『届いてない』と言われてテンパりました」(20代女性)というように、添付データの容量に上限がある場合もあります。「1MB以下しか受信しない」などの制限があると、メールがサーバにはじかれることも。データを送る前に相手に確認しておいたほうが安全でしょう。

  • 【5】「添付ファイルをご参照ください」と書いておきながら、添付を忘れる

    「『添付忘れました』メールにさらに添付を忘れたときは、自分でも情けなくなった(苦笑)」(20代女性)というように、ケアレスミスで相手に余計な手間をかけさせてしまうパターンです。「メール本文を打つ前にまず添付する」など、メールを作るときの手順を変えるのも、ミス予防になりそうです。

  • 【6】個人に返信したつもりが「全員に返信」している

    「プライベートな内容を書いていたので、全員にバレるハメになりました…」(20代女性)など、返信先を確認しなかったせいで、ミスをしてしまうこともあります。本筋とは離れたような内容を送るときには、メールを「新規作成」すると、こうしたミスがなくなるのではないのでしょうか。

  • 【7】時候の挨拶のテンプレが、すでに季節外れになっている

    「取引先に、いつもコピペしていることがバレバレに…」(20代女性)というように、メールの書き出しの形式的な表現で失敗したというケースもあります。「いつもお世話になっております」などシンプルな書き出しにしておけば、季節を気にせずコピーして使えるのではないでしょうか。

  • 【8】件名を入れ忘れて「無題」で送ってしまう

    「迷惑メールフォルダへはじかれてしまい、確認してもらえなかったことがある」(30代女性)というように、タイトルを忘れると、仕事に思わぬ支障が出ることもあるようです。また、ビジネスでは、メールの件名で優先順位を決めることも多いもの。すぐに確認してもらいたい内容のときには、「要返信」など相手に伝わりやすい見出しを付けると良いでしょう。

毎日やりとりしているビジネスメールには、慣れているからこそ犯しがちなミスが隠れているようです。これらの失敗を参考にミス予防に努めると、「デキる女」になれるのではないでしょうか。ほかにも「『やってしまった!』と後から気付いたビジネスメールの失態」に関するエピソードがあれば教えてください。みなさんのご意見をお待ちしています。(小中カナ)


【調査概要】
期間:2013年6月13日(木)から6月20日(木)まで
対象:合計500名(20代、30代、40代の未婚女性)
地域:全国
方法:インターネット調査
Photo:All images by iStock