上司に「もっと仕事を任せたい」と思わせるワザあり伝言メモ7パターン


電話の伝言メモや取引先からの言づてなど、上司にメモを渡す機会は多いでしょう。せっかくなら、「仕事ができる」と思われるメモを残したいものです。では、どんなものが評価アップにつながるのでしょうか。そこで今回は、20代から40代の未婚男性500名に聞いたアンケートを参考に「上司に『もっと仕事を任せたい』と思わせるワザあり伝言メモ」を探ってみました。

  • 【1】「至急!」「お手すきのときに」など、優先順位がわかるようなアイコンを付ける

    「忙しいときは、メモを選別する時間も惜しいので」(30代男性)という意見もあり、重要度が一目でわかるような工夫は喜ばれるようです。蛍光ペンやスタンプなどを活用して、優先順位を強調してみてはいかがでしょうか。

  • 【2】テンプレを作っていて、メモを残す時も作業の効率化を図っていることがわかる

    「オリジナルのテンプレートを使ってる子がいて、非常にわかりやすくて好印象」(30代男性)というように、従事している業務に特化したメモ用紙を自分で作成するのもいいでしょう。よく電話がかかってくる相手はリストにして、チェックを入れるだけの状態にしておくと、さらに時短効果がありそうです。

  • 【3】「最近、お子さんが生まれたみたいですよ」と、プラスワン情報を添える

    「知っておいたほうがいい情報があったときには、伝えてくれると助かる」(20代男性)というように、伝言を頼んできた相手の近況などを伝えるのも気の利いた配慮のようです。「余談ですが」とさりげなく書き加えれば、押しつけがましい印象を与えずにすむでしょう。

  • 【4】5W1Hが完璧にカバーされている

    「疑問点がまったく残らないメモを残す子は、仕事ができるなあと思います」(30代男性)など、誰が、いつ、なぜ、どこで、何を、どのようにといった情報を網羅しておくと、丁寧な印象が与えられるでしょう。デスクの見えるところに「5W1H」と書いた紙を貼って心がけると、自然と完璧なメモが作成できるようになるかもしれません。

  • 【5】「この件は○○だと思います」と自分の見解を添える

    「的確な意見が書いてあると、話が早いこともある」(40代男性)と、自分も関わっている案件ならば、考察を加えてメモを渡すのもいいでしょう。また、伝言の内容が自分でもフォローできそうな業務なら、「私が担当しましょうか?」と申し出ると、ヤル気をアピールできそうです。

  • 【6】結論から先に書かれていて、すぐに要点がわかる

    「『すぐにお電話を』などと簡潔に書かれていると、すごくわかりやすい!」(20代男性)のように、伝えたいことがすぐにわかる伝言メモを喜ぶ人もいました。用件が多かったり、メッセージが長文になったりするときに実践するといいかもしれません。

  • 【7】業務の進捗状況や付随する連絡が書かれている

    「休み明けに伝言と同時に、『処理済み』『ご判断ください』などの状況が書いてあって、非常に効率的だと感心しました」(40代男性)と、現状の進捗報告を兼ねたメモも好印象のようです。メモが溜まっているときは、「処理済み」「進行中」など状況別にボックスに分けてみてもいいでしょう。

相手の状況に配慮したメモは、用件とともにこちらの気遣いも伝えることができるようです。ほかにも、「上司からデキると思わせる伝言メモ」に関するエピソードがあれば、ぜひ聞かせてください。(萩原はるな)


【調査概要】
期間:2013年5月16日(木)から5月23日(木)まで
対象:合計500名(20代、30代、40代の未婚男性)
地域:全国
方法:インターネット調査
Photo:All images by iStock