「それはメールで伝えることじゃない」と上司に思われるメール8パターン


上司への連絡を何でもメールで済ませると、「直接言いに来て」と怒らせてしまうことも。では、「メールで伝えるのは望ましくない」のはどんな内容でしょうか。部下を持つ『スゴエル』読者へのアンケートをもとに、「『それはメールで伝えることじゃない』と上司に思われるメール」をご紹介します。

  • 【1】注意したことへの反省や謝罪のメール

    「話したくない気持ちはわかるけど、反省しているなら直接言いにきてほしい」(30代女性)と、メールでは反省していることが伝わりにくい傾向にあるようです。「申し訳ない!」という謝罪の気持ちを伝えたければ、多少気まずくても面と向かって言ったほうがいいでしょう。

  • 【2】長々と仕事への文句や不満を書き連ねたメール

    「飲み会で愚痴るならまだわかるけど、文章で読むと嫌な気持ちにしかならない」(30代女性)と、たとえ不満がある場合でも、メールで伝えるのは得策ではないようです。できるだけ悪印象を残さず、率直な気持ちを伝えるためにも、お酒の場など比較的フランクに意見交換できるシチュエーションを選んだほうがいいでしょう。

  • 【3】一度伝えたことを再度確認するメール

    「『忘れてしまったとは言えない』という本音がバレバレ」(30代女性)と、自分のミスで失念してしまったことを確認するときは、せめて直接聞きに行って申し訳なさをアピールしたほうがよさそうです。とはいえ、相手にとって二度手間にならないよう、普段からメモをとるように心がけましょう。

  • 【4】ミスをしてしまったことを報告するメール

    「メールをする暇があったらすぐに伝えてほしい」(30代女性)という意見からもわかるように、ミスをしたときは早急に対応する必要があるため、確認にタイムラグが生じる可能性のあるメールでの連絡は避けた方がいいでしょう。上司の指示をスムーズに仰ぐためにも、まずは一声かけたほうがいいかもしれません。

  • 【5】第三者からの大切な伝言を伝えるメール

    「忙しいと見逃してしまうこともあるから、一言声をかけてほしい」(30代女性)というように、メールをしただけで「ちゃんと伝えたつもり」になるのは危険かもしれません。口頭で伝えつつ、備忘録としてメールを使うほうが親切でしょう。

  • 【6】体調が悪いなどの理由で、急な休みを願い出るメール

    「よほどの理由がない限り、まず電話をすべき。メールだけだと、電話できない他の理由があるのではと疑ってしまう」(30代女性)というように、メールで済ませる行動があらぬ誤解を生む原因になることも。「吐き気がひどい」など、電話できないよほどの理由がないかぎり、体調不良でも電話をするようにしましょう。

  • 【7】メールでの説明が難しい業務に関する質問メール

    「こちらの手間も少しは考慮してほしい」(30代女性)など、何でもメールで質問しようとすることで、かえって先輩の負担を大きくしてしまうこともあるようです。相手の手が空いたタイミングを見計らって、メモを片手に直接聞きにいくのが無難といえるでしょう。

  • 【8】近くにいるのに、ちょっとしたことを尋ねるメール

    「すぐ隣の席にいるのに口頭で済むような内容をメールされると、『会話を避けているのでは』と感じる」(30代女性)と、同じフロアにいたり席が近かったりする場合は、メールを使うことで相手に不快感を与えてしまうことがあるようです。近くにいる相手とはなるべく会話をして、積極的にコミュニケーションをとりましょう。

ほかにも「『それはメールで伝えることじゃない』と上司に思われるメール」について、エピソードがあれば教えてください。みなさんのご意見をお待ちしています。(持丸未来)
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