「この先輩の後任でよかった」と思われる引き継ぎ時のお作法9パターン


後輩に仕事を引き継ぐときこそ、あなたが「これまでしてきた仕事」の集大成。ここでスマートな仕事ぶりをアピールできれば、後輩からの評価はグンとアップするでしょう。そこで『スゴエル』読者へのアンケートをもとに、「『この先輩の後任でよかった』と思われる引き継ぎ時のお作法」を探ってみました。

  • 【1】「あなたのやり方でやっていいから」とノウハウを押し付けない

    「基本的なことはしっかり教えつつ、『あとは、やりやすいように進めてね』と言ってくれたから気がラクでした」(20代女性)というように、引き継ぎ相手を尊重する態度は好感を持たれるようです。手間取っていた業務を教える際には、「どうすればもっとうまくできるかな?」と、少し考えさせてもいいかもしれません。

  • 【2】「上手に人に頼るのも大切だよ!」と困った時用の連絡先リストを渡す

    「社内外を問わず困ったときの連絡先がすべてあって、今も重宝しています」(20代女性)のように、関係各所の連絡先やアドレスの一覧表に助けられた、という声も寄せられました。「午前中のほうが連絡が取りやすい」などと、メモを添えておくとより親切でしょう。

  • 【3】「これ、あると便利だから」とよく作る書類のテンプレートを用意する

    「書類のひな形があると、『仕事効率がいい人なんだな』と感心しちゃいます」(20代女性)と、共通のフォーマットで作業効率アップに貢献するのもいいでしょう。「使わなくてもいいんだけど、一応ね」と謙虚な態度で渡せば、さらに株があがりそうです。

  • 【4】「○○さんは、こうされると喜ぶから」と関わる人々の攻略法を教える

    「接するときに注意が必要な人の情報など、事前に教えてもらって助かりました」(20代女性)というように、業務内容だけでなく、それに関わる人への対処法を伝えるのも感謝されるようです。ただし、うっかり悪口にならないよう、客観的な事実だけを述べるようにするといいでしょう。

  • 【5】「最初は、私もミスばっかりだったの」と不安をほぐしてあげる

    「パニクってたら『最初はそんなもんだよ』と言ってもらえて安心!」(20代女性)のように、仕事ができる先輩ほど未熟な時代を隠さないようです。自分もできなかったと伝えたうえで、「1カ月もやれば流れが見えるから」など、明るい展望を語ってあげるといいでしょう。

  • 【6】「よかったら、これ参考にしてみて」と詳細なマニュアルを作成する

    「パーフェクトな引き継ぎノートをもらったので、今後自分が誰かに引き継ぐときにも使えそう」(20代女性)と、ワークフローやノウハウを網羅したマニュアルを用意する人も多いようです。すぐに作れるものではないので、日々の業務の合間に、コツコツ作成しておくといいかもしれません。

  • 【7】「困ったら、いつでもメールしてね」と個人携帯のアドレスを教える

    「いざというときに頼れると思うと、心強かったです」(20代女性)のように、すぐに連絡がとれるメアドや内線を教えてあげるのもいいでしょう。「タイミングがあったら、これからも一緒にランチでも」と誘っておき、食事をしながら相談にのってあげてもいいのではないでしょうか。

  • 【8】「○○さんの後任なら安心だね」と周囲からの信頼が伝わってくる

    「書類を回していてもあちこちから声がかかり、『素敵な人なんだなあ』と実感!」(20代女性)と、引き継ぎ時は周りからの評価が見える機会でもあるようです。引き継ぎで忙しくても関係部署をもれなく訪問して、しっかり後任のことを紹介するようにしましょう。

  • 【9】「これで理解を深めてね」と、引き継ぎ相手の質問の答えを文書化する

    「質問の答えをまとめてメールしてくれたので、疑問点がすべてクリアになりました」(20代女性)というように、相手の疑問に根気よく付き合うのも大切なポイントのようです。引き継ぎ最終日には仕事を早めに切り上げ、「質問があったら何でも聞いて」と質疑応答の時間をとってあげるといいでしょう。

ほかにも「こんな引き継ぎをされて感動した」というエピソードがあれば教えてください。みなさんのご意見をお待ちしています。(萩原はるな)
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