お局様をイラッとさせている「お仕事中のムダな作業」9パターン


目ざといお局様は、同僚に比べて仕事が遅いと分かるやいなや、イライラしだしてしまいます。そこで、『オトメスゴレン』読者への「こんなOLの仕事ぶりにイライラする」というアンケート結果から、あなたのオフィスワークでのムダを探ってみてはいかがでしょうか。

  • 【1】デスクに紙が山積みで迷子の資料をひたすら探す

    「資料探しに30分以上。お客さん待たせてるんだけど!」(30代女性)など、重要な資料と破棄してもいいものをごちゃ混ぜにしてしまう管理能力のなさが仇となるパターンです。いらない書類はどんどん処分し、大切な書類は丁寧にファイリングすると、お局様も「やっと仕事の仕方が分かったのね」と見直してくれるかもしれません。

  • 【2】明らかな迷惑メールもいちいち開封して内容チェック

    「朝のメールに午後返信がくる」(30代女性)など、メールの優先順位をつけられないと、お局様をイライラさせるようです。まずは取引先、上司や先輩など、送り主で優先順位をつけて、メールを処理しましょう。

  • 【3】延々と続く雑談に付き合っている

    「その時間があれば、伝票処理に会議資料の大量コピー、全部終わってるはず」(30代女性)など、不適切な「仲良しロングトーク」は、仕事に支障をきたす要因になりうるようです。「さあ、この話はこのくらいにして、仕事仕事」と自分から、雑談を切り上げると、お局様も一目置いてくれるかもしれません。

  • 【4】たび重なる過度なメイク直し

    「1日5回は当たり前。男性社員ウケ狙いバレバレでウザい!」(30代女性)など、見た目ばかり気にする自意識過剰な行動は、業務時間内に避けたほうがよさそうです。鏡を見るとつい自分の世界に入ってしまうことも。勇気を持って鏡を引き出しに入れ鍵をかけてしまい、定時まで仕事に集中すると、「頼もしくなったね」と言われるかもしれません。

  • 【5】TO DO用の付箋をPCに貼り付けすぎて優先順位不明になる

    「いつ誰に頼まれたかすら分かってない様子。仕事頼むの怖い」(30代女性)など、仕事の交通整理ができないと、タイムロスが生じるだけでなく、周囲に不安を与えてしまうようです。「今日やるべき仕事、空いている時間にできること、明日までにすべき仕事」を、朝、周囲に報告すると、確実性、信頼が増すかもしれません。

  • 【6】暗記できそうな短い用件をメモとペンを探しているうちに忘れる

    「何回も同じこと言わせないで!」(30代女性)など、記憶力の甘さと瞬発力のなさは、自分のみならず他人の時間まで浪費するので注意しましょう。デスクの所定の位置にメモとペンを設置し、すぐ対応できるようスタンバイしておくとよいかもしれません。

  • 【7】口頭で伝えれば済む簡単な内容もすべてメールする

    「『この伝票に部長の印は必要ですか?』ってメールしてきた後輩。直接聞いてこい!」(30代女性)など、伝達事項をすべてメールに頼るのは、時間のムダ以外の何ものでもないでしょう。お局様は聞き上手な後輩には「教えたい」と思うもの。積極的に話しかけてはいかがでしょうか。

  • 【8】丁寧すぎて逆にダラダラ長いメールを書く

    「社内メールも超丁寧で3行で済む内容が10数行。読むのめんどくさい!」(30代女性)など、過度な尊敬語を使ったメールは、必要以上に長くなりがちです。「いつも質問ばかりですいません。明日の総務との会議は、何時から何人のご予定で、何時間かかりますか?」などと、丁寧なお願い文章のあとは、箇条書きで要件を伝えるぐらいの方が、お互いの時間を節約できるでしょう。

  • 【9】何度も同じことを質問してきて、すぐ忘れる

    「教える気が失せる!」(30代女性)など、ちゃんと整理して聞いていないがために、仕事も遅く、それが原因で嫌われてしまうパターンです。一度やるべきことを順番にして表にするなど、整理整頓を心がけてみてはいかがでしょうか。

仕事の効率を下げるオフィスワークのムダ作業は、他にどんなものがあるでしょうか。皆さんのご意見をお待ちしています。(榎本洋子)
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