業務の報告をするとき、相手をイライラさせてしまう言い方9パターン


お仕事に大切な「報告・連絡・相談」(ホウ・レン・ソウ)ですが、「上手にできない」と悩んでいる人も多いようです。そこで今回は「上司への報告失敗談」のアンケートから、こんなときはどうすればスマートにできるのか、そのコツをご紹介します。

  • 【1】「大変だったんです」と苦労話から始めたら、途中で遮られた

    「『それで結果は?』と話を止められて慌ててしまった」(20代女性)というように、前置きが長いと不機嫌になる上司もいます。こんなときはすぐに結論や結果を伝えて、その後にこれまでの経緯を、順を追ってシンプルに話すようにしましょう。そうすれば相手もニッコリ笑って「よくわかった」と言ってくれるはずです。

  • 【2】ほかの人に伝言を頼んだら、上司に間違って伝わっていた

    「『伝言ゲームじゃないぞ!』と大目玉を喰らってガックリ」(20代女性)というように、第三者を間に挟むと正確に伝わりにくくなってしまいます。報告は、自分に指示を出した上司に直接するようにしましょう。どうしても直に言えないときは、内容を書いたメモを渡してもらうといいでしょう。

  • 【3】「あれ、ダメでした」と話しかけたら、「何が?」と怪訝な顔をされた

    「『アレソレじゃわからん!』と渋い顔で言われてしまった」(20代女性)など、言葉が足りないせいで相手を苛立たせてしまうことも多いようです。まずは、何についての話なのかをハッキリ伝えることが大切です。「今よろしいですか? ○○の件でご報告があります」と最初に声をかけるようにしましょう。

  • 【4】多忙な上司に声がかけられず、一度に伝える話が多くなってしまった

    「全部話すのに30分かかり、『なんでもっとこまめに言ってこないんだ』と呆れられた」(30代女性)など、ゆっくり話せる機会を待っていたせいで失敗することもあります。忙しくてなかなかつかまらない上司にはメールやメモを使いましょう。後から「見ていただけましたか?」と確認することも大事です。

  • 【5】のんきに構えていたら「あの件はどうなってるんだ?」と急かされた

    「順調です、と答えたら『それならそうと伝えてこい!』とキレられた」(20代女性)というように、「常に状況を把握したい」と望んでいる上司もいます。こういう几帳面なタイプは何の連絡もないとストレスを感じて文句が増えるので、定期的に進行状態を知らせてご機嫌を取るようにしましょう。

  • 【6】ミスを伝えるタイミングをはかっていたら「言うのが遅い!」と叱られた

    「『対応の遅れが命取りになることもあるんだぞ』と厳重注意された」(20代女性)など、ミスやトラブルを上司に伝えるのは憂うつなものですが、言わずにいればいるほど墓穴を掘ってしまいます。こんなときは一刻も早く事実をありのままに話し、自分に原因があるなら素直に謝るようにしましょう。

  • 【7】「私ならA社だと思います」と伝えたら「それはキミの憶測だろ」とスルーされた

    「意見を言うと『キミの話は後でいい』と仏頂面をされる」(20代女性)というように、上司は正しい判断をするために、事実と部下の私見がゴッチャになった報告を嫌がるものです。まずは事実だけを伝え、補足として「私が思うには、こういう背景があるかと…」などと付け加えてみましょう。

  • 【8】「それはいつ?」「予算は?」と立て続けに聞かれて固まってしまった

    「『ちゃんと内容をまとめてこい』と追い返された」(20代女性)など、話の中身がグダグダで叱責されることもあります。「When(日時)・Where(場所)・Who(対象者)・What(件名)・Why(目的)・How to(方針)・How much(料金)・How many(数量)」の5W3Hを整理したメモを用意しましょう。

  • 【9】「だいぶ増えました」と言ったら「だいぶってどのくらい?」と突っ込まれた

    「『あいまいな物言いは仕事にふさわしくない』とバッサリやられました」(30代女性)というように、会社では「数字」がものをいいます。「たくさんの人」より「2000人弱」、「やや増えた」ではなく「前年同時期の1.2倍」など、具体的に数値化して伝えましょう。一目でわかるグラフや表なども用意すると、より説得力がアップします。

「上司への報告」をスマートにできるようになるには、ほかにどんなことに注意すればいいでしょうか。皆さんのご意見をお待ちしています。(松谷あさ子)
Photo:All images by iStock