連絡事項業務で、「頼りにならないなぁ」と思われた大失敗9パターン


お仕事の基本「報告・連絡・相談」(ホウ・レン・ソウ)がキチンとできないと、周りに迷惑をかけてしまいます。そこで今回はオトメスゴレン読者への「オフィスでの連絡大失敗」のアンケートから、みんなに信頼される「連絡上手」になるために心がけておきたいことをご紹介します。

  • 【1】至急の用件をメールで送ったら「こういうときは電話して!」と注意された

    「『A社が納期の件で急ぎ相談したいそう』と先輩にメールした翌日、A社から催促の電話が。先輩は私のメールを見てなかった」(20代女性)というように、メールは相手がいつ見るかわからないものです。緊急の連絡は、電話や口頭で相手に直に話すほうがいいでしょう。

  • 【2】取引先から課長あての伝言を預かり、机の上を片付けた後で言うつもりでいたら、そのまま忘れた

    「銀行から『今日の入金がない』と電話。経理に伝えようと思いつつコピーを取っていたら、いつのまにか3時過ぎ!」(20代女性)というように、「この仕事をやってから」などと思っているとうっかり忘れることがあります。急ぎの連絡は後回しにせず、すぐにするようにしましょう。

  • 【3】打ち合わせの時間を間違えて伝えて、お客さんを寒いなか一時間も待たせてしまった

    「取引先へ『見積書の提出は10日(とうか)です』と言ったのに、8日に先方から『今日と伺ったんですが』と電話が来て、みんな真っ青」(20代女性)など、日付や時間の連絡ミスはトラブルの元です。間違いのないように「10日金曜日、13時ですね」などと、しっかり確認しましょう。

  • 【4】「山田さんのお客様から大クレームです」という一斉同報のメールに、肝心の山田さんが抜けていた

    「新入社員の歓迎会の幹事を頼まれ、張り切って準備したのに、肝心の新人たちへの連絡を忘れてた」(20代女性)など、「伝えるべき人に伝わっていない」という失敗もありがちです。まずは関係者のリストを作ってグループメールに漏れがないか調べたりして、連絡したかどうかチェックしましょう。

  • 【5】上司への連絡を最後にしたら「まずオレに言わなきゃダメだろ!」と雷が落ちた

    「現場から作業の予定変更の一報が入り、担当者に伝えて安心していたら『責任者の私への連絡が先だ!』と課長に叱られた」(20代女性)というように、仕事に関する連絡は最初に直属の上司へするのが基本です。伝える順番や相手を、自分で勝手に判断しないようにしましょう。

  • 【6】親しい取引先へ私信メールの最後に納品日の変更を書いたら、完全に見逃されて後 日「届かない」と大騒ぎになった

    「『今月末に資料提出です』と伝言したはずなのに、直前になって相手から『知らない』『聞いてない』と言われて険悪な感じに」(20代女性)など、メールや伝言は相手が情報をきちんと受け取っていないこともあります。あとで「先日お知らせした○○の件、大丈夫ですか?」と再確認しましょう。

  • 【7】お客さんの電話番号をメモした字が汚くて、先輩に何度も間違い電話をさせてしまった

    「『山岡さんから電話あり』と私が書いたメモを見た上司は、なんと鬼の山田社長に電話。『キミの読めない字のせいで!』と叱られた」(20代女性)など、読み間違うような字で書かれたメモでは台無しです。人に渡す文書は、誰が見てもわかるキレイで読みやすい字で書きましょう。

  • 【8】目立つように蛍光ペンで「大至急」と書いてFAXを送ったら、逆に薄くてわかってもらえなかった

    「間違えた箇所を塗りつぶして書き直した発注書をFAXしたら、先方から『全然読めません』と文句を言われた」(20代女性)など、FAXを使うときは字の濃さや書き方に注意が必要です。はっきり映る黒や赤のペンで記入し、訂正が多いときは新たに書き直して送りましょう。

  • 【9】「納品は月末です」と伝えたら、「今月末?それとも来月?ハッキリして」と怒られた

    「『締め切りは来月半ばだそうです』と先輩に言ったら『半ばっていつ?誰がそう言ったの?』と問い詰められた」(20代女性)など、あいまいな言葉は相手を混乱させてしまいます。「締め切りは来月15日と課長が仰っていました」など、事実を具体的に伝えるようにしましょう。

みんなから信頼される「連絡上手」なOLになるには、ほかにどんなことに注意すればいいでしょうか。皆さんのご意見をお待ちしています。(松谷あさ子)
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