お客さんに送信してしまって、背筋が凍ったメールの失敗9パターン


今や仕事にメールは不可欠ですが、間違いメールを送ってしまったとき、取り消しがきかないという恐怖と隣り合わせです。そこで今回『オトメスゴレン』読者のミスメール体験談から、メール作成・送信時に気をつけるべきポイントをご紹介します。

  • 【1】登録名を「メガネ」など覚えやすい特徴にしたまま送信! 「アドレス名登録ミス」

    「先輩から指摘されて顔面蒼白。『ブタゴリラ』はさすがに…」(10代女性)というように、あだ名で登録し思わぬ落とし穴に落ちてしまうパターンです。完全に「悪口」と取られる単語で登録し送信したら最後、相手に顔向けができません。登録名は、社名・氏名、両方入れるよう習慣づけるとよいでしょう。

  • 【2】「スパムか?」と捨てられる恐れアリ! 「件名が空白ミス」

    「なかなか返信がこないから連絡したら『迷惑メールフォルダ』に勝手に入ってしまっていたらしい…」(20代女性)というように、送信先のメールソフトが件名なしメールをスパムと認識し、自動で迷惑メールと見なしてしまう例もあるようです。忘れないよう、一番はじめに件名を入れるとよいでしょう。

  • 【3】ひとつのメールに2案件入れたら、下の案件が見逃された! 「文章構成ミス」

    「『伝票の送り先変更』と『来月の振り込み日の変更』を一緒に送ったら、上に書いた方だけやりとりが進み、下の方が忘れ去られた…」(10代女性)というように、混乱した内容のメールで失敗したという声が挙がっています。メールは簡潔に、1案件1メールにするとよいでしょう。

  • 【4】相手に知られたくない社内メールまで送信! 「転送ミス」

    「『この画像送っておいて。納期はデッドラインの3日前設定で。あの人超ルーズだから』と上司からメールがきて、その内容を消し忘れてそのまま転送」(20代女性)というように、不必要な引用文を消し忘れてそのまま転送してしまうパターンです。外部に転送する際には、一度引用文をすべて消し、必要な部分だけ書き換えるなどするとよいでしょう。

  • 【5】タイトルやファイル名に解読不能な文字や記号が羅列! 「文字化けミス」

    「『フォルダ名にオドロオドロしい文字が並んでるけど、これ開いても大丈夫?』とイラつき気味の電話が」(20代女性)というように、送信先相手に不安を抱かせてしまうパターンです。日本語は文字化けする可能性があるので、ファイル名などはアルファベットにするとよいでしょう。

  • 【6】「全社オール」のメールに対し「全員返信」してしまうなど、「CC・BCC設定ミス」

    「仲のよい同期からきた社内旅行の連絡に『今からワクワク♪ ○○さんとお近づきになるチャーンス!』とウカれて返信。全員返信してしまったと気づいたときには後の祭り」(20代女性)というように、CC・BCCの使い方で痛手を負う人が多発しているようです。送信ボタンを押す前に、宛先を必ず確認するようにしましょう。

  • 【7】悪口を書いたメールを取引先へ誤送信! 「アドレス予測変換ミス」

    「違う課にいる同期に『クライアントがアホすぎて疲れる。早く帰りたい』ってメールしようとして、取引先に誤送信。『送信先お間違いじゃないですか?』と返信がきて冷や汗…」(20代女性)というように、アドレスバーにメアドの頭文字を入れるだけで「予測変換」してくれる便利機能が仇となるケースです。似ているアドレスだと間違いに気づきづらいので、アドレス帳検索するなどしましょう。

  • 【8】送信したとばかり思っていたメールは未送信BOXの中! 「未送信ミス」

    「データを急ぎでくれと連絡がきて送信後すぐ帰宅。翌朝『データが来てない!』って激怒」(20代女性)というように、送信済みだと思い込んでしまうパターンです。異常に重いデータを添付したり、送信中に電源を落とすと、送信できないことがあるので、大切なものは、念のため「送信済みボックス」を確認するようにしましょう。

  • 【9】送信相手のメールアドレスのスペルが一文字違う! 「アドレス手打ちミス」

    「送信したと思っていたらメアドミス。エラーメッセージに翌日気づいた」(20代女性)というように、タイピングミスによってメアドを間違えてしまうパターンです。アドレスはもちろんですが、社名や氏名、本文内の変換ミスなども含め、送信する前にダブルチェックするとよいでしょう。

お客さんに送信後「しまった!」と思ったミスメールには、他にどんなものがあるでしょうか。みなさんのご意見をお待ちしています。(榎本洋子)
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